Datenschutzhinweise zum Chatbot

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortliche Stellen im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen sind jeweils eigenständig:

1. RHÖN-KLINIKUM Aktiengesellschaft 
   https://www.rhoen-klinikum-ag.com/impressum.html
2. RHÖN-KLINIKUM Aktiengesellschaft (RHÖN-KLINIKUM Campus Bad Neustadt)
   https://www.campus-nes.de/impressum.html
3. Psychosomatische Klinik Bad Neustadt 
   https://psychosomatik.campus-nes.de/impressum.html
4. Klinikum Frankfurt (Oder) GmbH 
   https://www.klinikumffo.de/impressum.html
5. Zentralklinik Bad Berka GmbH 
   https://www.zentralklinik.de/impressum.html
6. RHÖN-KLINIKUM IT Service GmbH
   https://www.rhoen-it-service.de/impressum
7. Universitätsklinikum Gießen und Marburg GmbH
   https://www.ukgm.de/ugm_2/deu/7033.html

Weitere Angaben entnehmen Sie bitte dem Impressum zur jeweiligen Webseite.

Konzerndatenschutzbeauftragte

Die Konzerndatenschutzbeauftragte erreichen Sie unter

RHÖN-KLINIKUM Aktiengesellschaft
Konzerndatenschutzbeauftragte
Schlossplatz 1
97616 Bad Neustadt a. d. Saale

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Allgemeines zur Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir möchten Sie gerne über die Grundlagen unserer Datenverarbeitung informieren, wie es der Art. 13 DSGVO von uns verlangt:

• Wenn wir um Ihre Zustimmung bitten, berufen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. a in Verbindung mit Art. 7 DSGVO.
• Wenn es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht, um unsere Dienstleistungen zu erbringen, Verträge zu erfüllen oder auf Ihre Anfragen zu reagieren, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen greifen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zurück.
• Sofern die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe - die dem Verantwortlichen übertragen wurde - erforderlich ist, diese im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO die Rechtsgrundlage.
• Manchmal müssen wir Ihre Daten verarbeiten, um legitime Interessen unseres Unternehmens oder eines Dritten zu schützen – natürlich nur, wenn Ihre Rechte nicht überwiegen. In solchen Fällen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO unsere Basis.
• Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machten, nutzen wir Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Grundlage.

Rechte der betroffenen Person

Wir möchten Ihnen gerne erklären, welche Rechte Sie haben, wenn es um Ihre personenbezogenen Daten geht. Diese Rechte sind in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) festgelegt:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie dürfen erfahren, welche Daten wir über Sie gespeichert haben, warum wir sie speichern und an wen sie weitergegeben werden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Wenn etwas an Ihren Daten nicht stimmt, können Sie uns bitten, das zu korrigieren.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten löschen, wenn es keinen guten Grund mehr gibt, sie zu speichern.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Manchmal möchten Sie vielleicht nicht, dass wir Ihre Daten komplett löschen, aber auch nicht, dass wir diese aktiv nutzen. In diesem Fall können Sie uns bitten, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Wenn wir Ihre Daten für bestimmte Zwecke nutzen, können Sie dagegen Widerspruch einlegen. Besonders bei Direktwerbung haben Sie immer das Recht, Nein zu sagen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem gebräuchlichen Format erhalten und an einen anderen Dienst übertragen lassen.
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Wenn Sie glauben, dass wir nicht richtig mit Ihren Daten umgehen, können Sie sich bei einer Datenschutzbehörde beschweren. Bei einer Aufsichtsbehörde beschweren können Sie insbesondere in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes.
• Widerrufsrecht bei Einwilligungen: Wenn Sie uns erlaubt haben, Ihre Daten zu nutzen, können Sie diese Erlaubnis jederzeit zurückziehen.

Bereitstellung der Webseite (Webhoster)

Wenn Sie unsere Webseite aufrufen, erheben und speichern wir automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles. Diese Informationen übermittelt Ihr Browser automatisch an unseren Server bzw. an den Server unseres Hosting Unternehmens.

Dies sind:

• IP-Adresse des Endgerätes des Webseitenbesuchers bzw. der -besucherin
• Verwendetes Gerät
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Betriebssystem des Besuchers bzw. der Besucherin
• Browsertyp und Version
• Name der abgerufenen Datei
• Zeitpunkt der Serveranfrage
• Menge der Daten
• Information, ob der Abruf der Daten erfolgreich war

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

Statt diese Webseite auf einem eigenen Server zu betreiben, können wir sie auch auf dem Server eines externen Dienstleisters (Hosting Unternehmen) betreiben lassen. Die von dieser Webseite erfassten personenbezogenen Daten werden dann auf den Servern des Hosting Unternehmens gespeichert. 

Ergänzend zu den oben genannten Daten speichert der Webhoster für uns z.B. auch Kontaktanfragen, Kontaktdaten, Namen, Zugriffsdaten zur Webseite, Meta- und Kommunikationsdaten und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden.

Hauptsächlich basiert die Datenverarbeitung auf unserer Webseite auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Ziel ist es, Ihnen eine technisch einwandfreie und optimierte Webseite anzubieten. Das ist unser berechtigtes Interesse.

Wenn Sie unsere Webseite besuchen, um mit uns in Vertragsverhandlungen zu treten oder einen Vertrag abzuschließen, greift zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als rechtliche Grundlage.

Für den Fall, dass wir für unsere Webseite ein Hosting Unternehmen beauftragt haben, möchten wir Sie darüber informieren, dass wir mit diesem Anbieter einen speziellen Vertrag über Auftragsverarbeitung haben, der den Schutz Ihrer Daten sicherstellt.

Einsatz von Local Storage Items, Session Storage Items und Cookies

Unsere Webseite verwendet Local Storage Items, Session Storage Items und/oder Cookies. 

Beim Local Storage handelt es sich um einen Mechanismus, welcher die Speicherung von Daten innerhalb des Browsers auf Ihrem Endgerät ermöglicht. Diese Datenbeinhalten meist Benutzerpräferenzen, wie beispielsweise den „Tag-“ oder „Nachtmodus“ einer Webseite, und bleiben so lange erhalten, bis Sie die Daten manuell löschen. 

Session Storage ist dem Local Storage sehr ähnlich, wohingegen die Speicherdauer nur während der aktuellen Sitzung, also bis zum Schließen des aktuellen Tabs andauert. Danach werden die Session Storage Items von Ihrem Endgerät gelöscht.

Bei Cookies handelt es sich um Informationen, welche ein Webserver (Server, der Webinhalte bereitstellt) auf Ihrem Endgerät hinterlegt, um dieses Endgerät identifizieren zu können. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) und nach Ende Ihres Besuchs einer Webseite gelöscht oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese selbst löschen oder eine automatische Löschung durch Ihren Webbrowser erfolgt.

Diese Objekte können auch von Drittunternehmen auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen (Third-Party-Requests). Dadurch wird es uns als Betreiber und Ihnen als Besucher oder Besucherin dieser Webseite ermöglicht, bestimmte Dienstleistungen von Dritten, die auf dieser Webseite installiert sind, in Anspruch zu nehmen. Beispiele dafür sind etwa die Abwicklung von Zahlungsdienstleistungen oder die Anzeige von Videos.

Diese Mechanismen haben vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Sie können die Funktionsfähigkeit einer Webseite verbessern, die Sicherheit und den Komfort der Webseitennutzung erhöhen sowie Analysen bezüglich Besucherströme und -verhalten durchführen. In Abhängigkeit von den einzelnen Funktionen sind diese datenschutzrechtlich einzuordnen.

Dienen Local Storage Items, Session Storage Items und Cookies zur Optimierung der Webseite (z.B. Cookies zur Messung des Besucherverhaltens), dann erfolgt ihr Einsatz auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Als Webseitenbetreiber haben wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Local Storage Items, Session Storage Items und Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung unserer Dienste. In allen anderen Fällen erfolgt die Speicherung von Local Storage Items, Session Storage Items und Cookies nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Soweit Local Storage Item, Session Storage oder Cookies von Drittunternehmen oder zu Analysezwecken eingesetzt werden, informieren wir Sie hierüber im Rahmen dieses Datenschutzhinweises gesondert. Ihre erforderliche Einwilligung wird abgefragt und kann jederzeit widerrufen werden.

Einsatz von externen Diensten

Auf unserer Webseite können wir verschiedene externen Dienste nutzen. Das sind Tools und Funktionen, die von anderen Anbietenden als uns bereitgestellt werden. Der Einsatz dieser Dienste kann unterschiedliche Gründe haben, zum Beispiel um Videos einzubetten oder um die Sicherheit unserer Webseite zu gewährleisten.

Wenn Sie diese angebotenen Dienste verwenden, ist es möglich, dass dabei auch personenbezogene Daten an die Anbieter dieser externen Services übermittelt werden. Wir sorgen dafür, dass solche Datenübertragungen nur stattfinden, wenn sie für die Funktion der Dienste notwendig sind.

In Situationen, in denen wir kein berechtigtes Interesse an der Nutzung dieser externen Dienste haben, fragen wir Sie als Besucher oder Besucherin unserer Webseite um Ihre ausdrückliche Einwilligung, bevor wir sie einsetzen. Diese Einwilligung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden.

Chat-Tool

Sie können uns über unsere Webseite Nachrichten mittels eines Online-Chat-Tools zukommen lassen. Diese Funktion wird uns durch den externen Dienst moinAI zu Verfügung gestellt. Die Verwendung dieses Systems auf unserer Webseite eröffnet uns die Möglichkeit Ihre Anfragen schneller und effizienter zu beantworten.

Der Chatbot steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung. Die Nutzung des Chatbots ist freiwillig und ohne Registrierung möglich. Sie können jederzeit unsere alternativen Kontaktmöglichkeiten nutzen. Diese können Sie der jeweiligen Webseite entnehmen.

Wenn Sie diesen Chat aktiv nutzen, werden nachfolgende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet: 

• Chatverlauf
• Technische Daten (anonymisierte IP-Adresse, Authentifizierung, Browser-Informationen, Öffnungszähler, Zeitstempel)
• Ihre Eingaben: Personenbezogenen Angaben, welche Sie uns in Nachrichten mitteilen.

Ihre Chat-Daten werden wie folgt gespeichert und anschließend automatisch nach Ablauf der jeweiligen Speicherdauer gelöscht. Eine manuelle Verlängerung der Speicherfristen findet nicht statt.

Datenkategorie	Zweck	Löschfrist
Sitzungsdaten (knowhere_jwt_${botId}_${channelId})	Technische Authentifizierung und sicheres Sitzungsmanagement	Nach Session-Ende
Widget-Status (knowhere_widget_open)	Speicherung des Chatbot-Widget-Status für optimale Darstellung	Nach 4 Stunden
Chatverlauf und Nutzungsdaten	Wiederherstellung des Chatverlaufs und konsistente Nutzerkommunikation	Nach 90 Tagen

Die Verwendung des Chatbots und die damit verbundene Verarbeitung der oben genannten Kategorien von personenbezogenen Daten dient der Bearbeitung Ihrer Anfragen.

Zu einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kommt es nur, wenn Sie den Chatbot aufrufen (anklicken) und uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung erteilen.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO iVm Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (sofern Sie uns Gesundheitsdaten mitteilen)). Ohne Ihre Einwilligung erfolgt die Datenverarbeitung in der oben beschriebenen Weise nicht. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit an die in den Impressen angegebenen Kontakt- oder Mailadressen widerrufen. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen möchten, beenden wir diese Datenverarbeitung. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Die technische Bereitstellung des Chatbots erfolgt durch die knowhere GmbH, Karolinenstraße 9, 20357 Hamburg, Deutschland. Mit dem Anbieter wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, der die datenschutzkonforme Verarbeitung gewährleistet.

Die Daten werden ausschließlich in Deutschland bzw. innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

Weitere Informationen sind in den Datenschutzinformationen des Anbieters unter folgender URL zu finden: https://www.iubenda.com/privacy-policy/59451072. 

Aktualität und Änderung dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise sind aktuell gültig und haben den Stand 05.08.2025.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzhinweise zu ändern.